c-KOB po nowelizacji 2026 - nowe terminy i co się zmieniło

Do końca 2025 roku wszyscy właściciele obiektów podlegających obowiązkowi prowadzenia książki obiektu budowlanego przygotowywali się do przejścia na wyłącznie cyfrową formę do końca 2026 r. Nowelizacja Prawa budowlanego z 4 grudnia 2025 r. odsunęła ten termin o pełne pięć lat. Wyjaśniamy, co dokładnie się zmieniło, dla kogo i jak to wpływa na plany migracji do c-KOB. Pełny obraz obowiązku - kogo dotyczy, co wpisywać i jak założyć książkę - opisujemy w przewodniku po c-KOB, do którego linkujemy w sekcji materiałów powiązanych.

Podstawa prawna zmiany

Zmianę wprowadziła ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy - Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1847), ogłoszona 23 grudnia 2025 r. Kluczowy jest jej art. 6, który zmienia art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 7 lipca 2022 r. o zmianie ustawy - Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2022 poz. 1557) - czyli przepis przejściowy wyznaczający datę graniczną założenia książki w systemie c-KOB. Zmiana polega wyłącznie na zastąpieniu wyrazów "do dnia 31 grudnia 2026 r." wyrazami "do dnia 31 grudnia 2031 r."; reszta przepisu, w tym obowiązek zamknięcia papierowej książki wpisem i jej przechowywania zgodnie z art. 63 Prawa budowlanego, pozostaje bez zmian.

Terminy przed i po nowelizacji

Zmiana najlepiej widoczna w zestawieniu:

• papierowa KOB założona przed 1.01.2024 r. - przed nowelizacją: do 31.12.2026 r.; po nowelizacji: do 31.12.2031 r.,
• obowiązek wyłącznie cyfrowej książki dla obiektów starszych - przed: od 1.01.2027 r.; po: od 1.01.2032 r.,
• nowe obiekty (oddane do użytkowania po 1.01.2024 r.) - bez zmian, nadal wyłącznie c-KOB.

Dla kogo zmiana ma realne znaczenie

Nowelizacja daje pięć lat oddechu podmiotom, które nie zdążyłyby zmigrować dużej liczby obiektów w krótkim czasie. W praktyce dotyczy:

• spółdzielni mieszkaniowych z dziesiątkami budynków w zasobie,
• gmin i samorządów z rozproszonym majątkiem komunalnym,
• dużych firm zarządzających wieloma obiektami komercyjnymi,
• instytucji publicznych (szpitale, uczelnie, urzędy) z portfelem budynków użyteczności publicznej.

Dla właścicieli pojedynczych obiektów zmiana ma znaczenie głównie w tym, że nie ma już presji na natychmiastowe wdrożenie.

Co się NIE zmieniło

• obowiązek zakładania książki wyłącznie w formie cyfrowej dla obiektów oddanych do użytkowania po 1 stycznia 2024 r.,
• obowiązek zakładania książki w formie cyfrowej dla obiektów, które wcześniej nie miały żadnej książki,
• termin 30 dni na założenie c-KOB od otrzymania decyzji o pozwoleniu na użytkowanie,
• termin 7 dni na wprowadzanie wpisów od zdarzeń,
• wyjątek dla obiektów na terenach zamkniętych (wyłącznie papierowa).

Praktyczne implikacje - trzy scenariusze

Scenariusz A: masz 1-3 obiekty z papierową KOB założoną przed 2024 r.

Możesz utrzymywać papierową książkę do 31.12.2031 r. bez presji. Ale: pierwsza wizyta PINB, w której inspektor poprosi o wgląd, ujawni ewentualne zaległości. Przejście na c-KOB nawet dziś to niski nakład (kilka godzin na obiekt) i eliminuje ryzyko utraty papierowego archiwum.

Scenariusz B: masz 5-30 obiektów w zarządzie profesjonalnym.

Nowelizacja daje realny czas na uporządkowaną migrację partiami. Rekomendacja: podziel zasób na roczne partie (np. 5-10 obiektów rocznie w latach 2026-2030), zaczynając od obiektów najczęściej kontrolowanych i tych z zaległymi wpisami.

Scenariusz C: masz duży zasób (spółdzielnia, gmina).

Zamiast pojedynczych migracji przygotuj wewnętrzną procedurę: identyfikacja podmiotu odpowiedzialnego, przydzielenie dostępów w c-KOB, szkolenie osób wprowadzających wpisy, zdefiniowanie stanu wyjściowego dokumentacji, harmonogram migracji do końca 2031 r.

Ryzyko "efektu ostatniego kwartału"

Doświadczenie z poprzednich cyfryzacji (JPK, KSeF, e-faktury) pokazuje, że przesunięcie terminu powoduje, iż większość podmiotów odkłada wdrożenie do ostatniego kwartału. To generuje kilka problemów: przeciążenie systemu GUNB w ostatnich miesiącach, ograniczoną dostępność wsparcia zewnętrznego, brak czasu na obsługę uwag zwrotnych. Wcześniejsze wdrożenie eliminuje to ryzyko.

Co robić dziś

1. zweryfikuj, które obiekty w Twoim zarządzie mają papierową KOB założoną przed 1.01.2024 r. - dla nich obowiązuje odroczenie,
2. sprawdź, czy nowe obiekty (po 1.01.2024 r.) mają c-KOB i czy wpis o pierwszej kontroli został wprowadzony,
3. zaktualizuj wewnętrzny harmonogram migracji - masz teraz do 31.12.2031 r., ale rozłóż to sensownie,
4. przeprowadź audyt kompletności wpisów w papierowej książce przed migracją - c-KOB nie wymaga przepisywania historii, ale niekompletna książka "papierowa" nadal jest problemem przy kontroli,
5. zaktualizuj procedury wewnętrzne o realne daty (nie zapomnij usunąć "do 2026 r." z regulaminów i instrukcji).

Podsumowanie

Nowelizacja daje pięć dodatkowych lat na uporządkowaną migrację do c-KOB, ale nie zmienia kierunku - do 1 stycznia 2032 r. cała ewidencja obiektów podlegających obowiązkowi musi być cyfrowa. Największą wartością zmiany jest możliwość rozłożenia projektu migracji w czasie zamiast realizacji pod presją terminu. Nowe obiekty od 2024 r. nadal muszą korzystać wyłącznie z c-KOB - to się nie zmienia.