Jak założyć c-KOB krok po kroku - instrukcja dla właściciela i zarządcy

Odpowiedź w skrócie

c-KOB zakłada się bezpłatnie w systemie GUNB (c-kob.gunb.gov.pl): zakładasz konto, potwierdzasz tożsamość krajowym węzłem identyfikacji elektronicznej, wypełniasz dane obiektu, a system nadaje książce numer. Dla nowego obiektu masz na to 30 dni od ostateczności pozwolenia na użytkowanie.

Założenie cyfrowej książki obiektu budowlanego jest bezpłatne i w przypadku pojedynczego obiektu zajmuje zwykle mniej niż godzinę. Problemy pojawiają się dopiero przy migracji całych zasobów - spółdzielni, gmin czy portfeli komercyjnych. Poniżej sprawdzona instrukcja.

Schemat procedury

Jak założyć c-KOB - 6 kroków

Cały proces dla pojedynczego obiektu zamykasz zwykle w godzinę.

Przygotuj dane obiektu
Adres, kategoria, przeznaczenie, dane właściciela/zarządcy, nr pozwolenia na użytkowanie (jeśli dotyczy).
2
Załóż konto w systemie c-KOB
Wejdź na c-kob.gunb.gov.pl - portal działa w przeglądarce i w aplikacji mobilnej.
3
Potwierdź tożsamość
Krajowy węzeł identyfikacji elektronicznej (profil zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczna).
4
Załóż książkę i wskaż obiekt
30 dni (nowe obiekty)
System nadaje książce indywidualny numer. Dla nowego obiektu termin to 30 dni od pozwolenia na użytkowanie.
Zamknij papierową KOB (jeśli istnieje)
Na ostatniej stronie papierowej książki sporządź wpis o zamknięciu i przeniesieniu do c-KOB. Papier przechowuj przez cały okres istnienia obiektu (art. 63 PB).
Prowadź wpisy na bieżąco
Kontrole, przeglądy, remonty, zdarzenia - wpis do 7 dni od zdarzenia. Do książki dołącz plan sytuacyjny (art. 60k PB) i ocenę ryzyka instalacji wodociągowej (art. 64 ust. 3 PB).

Kto może założyć i prowadzić c-KOB

Książkę zakłada właściciel lub zarządca obiektu, a także osoba przez nich upoważniona. W systemie można nadać dostępy w różnym zakresie - od wglądu po dokonywanie wpisów. To ważne przy współpracy z wykonawcami przeglądów: osoba przeprowadzająca kontrolę może sama wprowadzić wpis dotyczący tej kontroli, bez przekazywania papierów.

Najczęstsze błędy przy zakładaniu c-KOB

Zakładanie drugiej książki dla obiektu, który już ma c-KOB - przed założeniem warto sprawdzić, czy poprzedni właściciel lub zarządca nie założył książki wcześniej.
Brak zamknięcia papierowej książki wpisem - formalnie papierowa KOB pozostaje "otwarta".
Nienadanie dostępów osobom prowadzącym przeglądy - wpisy lądują wtedy tylko na papierze i nie trafiają do systemu.
Przepisywanie starych wpisów - nie jest wymagane; c-KOB stanowi kontynuację książki papierowej.
Brak planu sytuacyjnego - obowiązek dołączenia wynika z art. 60k PB.

Migracja wielu obiektów - jak to zorganizować

Dla zarządców zasobów (spółdzielnie, gminy, firmy) kluczowe jest rozłożenie migracji w czasie: inwentaryzacja obiektów objętych obowiązkiem, weryfikacja stanu papierowych książek, ustalenie osób z dostępami i harmonogram zakładania c-KOB. Przy zasobie liczącym dziesiątki obiektów warto zacząć od audytu dokumentacji - szczegóły opisujemy w artykule o migracji z papierowej KOB do c-KOB w 7 krokach.

Co wpisywać po założeniu książki

W c-KOB odnotowuje się m.in. kontrole okresowe z art. 62 PB (roczne, półroczne, pięcioletnie), kontrole doraźne po zdarzeniach, ekspertyzy, remonty, awarie i zalecenia pokontrolne. Wpisów dokonuje się zasadniczo do 7 dni od zdarzenia. Od 2026 r. do książki dołącza się też ocenę ryzyka w wewnętrznym systemie wodociągowym i jej aktualizacje (art. 64 ust. 3 PB).

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje założenie c-KOB?

Założenie i prowadzenie książki w rządowym systemie c-KOB jest całkowicie bezpłatne.

Czy muszę przenosić stare wpisy z papierowej książki?

Nie. Papierową książkę zamyka się wpisem i przechowuje, a c-KOB stanowi jej kontynuację. Przepisywanie historii nie jest wymagane.

Kto może dokonywać wpisów w c-KOB?

Właściciel, zarządca oraz osoby przez nich upoważnione. Wpisy dotyczące kontroli mogą wprowadzać również osoby, które te kontrole przeprowadziły.

Co jeśli obiekt już ma c-KOB założoną przez poprzedniego zarządcę?

Nie zakładaj nowej książki - wystąp o przekazanie dostępu do istniejącej. Dla obiektu prowadzi się jedną książkę, niezależnie od zmian właściciela czy zarządcy.