Zgubiona Książka Obiektu Budowlanego - procedura odtworzenia

KOB jest dokumentem obiektu, prowadzonym przez cały okres jego istnienia. Zagubienie, zniszczenie w pożarze, zalanie lub utrata w wyniku zaniedbania poprzedniego zarządcy nie zwalnia z obowiązku posiadania i prowadzenia książki (art. 64 ust. 1 PB).

Pierwsze kroki po stwierdzeniu braku

1. Sporządź notatkę służbową o okolicznościach stwierdzenia braku.
2. Jeśli KOB został skradziony lub zniszczony w wyniku zdarzenia losowego - zawiadom policję lub sporządź protokół z opisem zdarzenia.
3. Zawiadom właściciela obiektu (jeśli zarządzasz cudzą nieruchomością).
4. Wstrzymaj wpisy w papierowym KOB, jeśli i tak trzeba migrować do c-KOB.

Skąd pozyskać dane do odtworzenia

• Archiwum PINB - kopie protokołów z kontroli organów.
• Kominiarze, elektrycy, gazownicy - kopie protokołów z ich archiwów.
• Serwisanci (winda, kotłownia, ppoż.) - historia przeglądów.
• Ubezpieczyciel - zgromadzone dokumenty do polisy.
• Poprzedni zarządca - pisemne wezwanie do wydania kopii dokumentów.
• Wspólnota / spółdzielnia - uchwały i sprawozdania techniczne.
• Wykonawcy remontów - kopie protokołów odbioru.

Odtworzenie w c-KOB

Od 1 stycznia 2027 r. KOB jest prowadzony wyłącznie w systemie c-KOB (art. 60a PB). Właściciele obiektów, którzy nie założyli KOB w wersji papierowej, powinni od razu założyć wpis w c-KOB i sukcesywnie uzupełniać dane historyczne. Zebrane kopie protokołów przechowuje się jako załączniki.

Ryzyko sankcji i jak je zminimalizować

Brak KOB może skutkować karą pieniężną z art. 91a PB oraz karą wykroczeniową z art. 93 pkt 9 PB. Wykazanie działań podjętych niezwłocznie w celu odtworzenia dokumentu (notatka, korespondencja z organami, protokoły) jest okolicznością łagodzącą z art. 189d k.p.a.