Zmiana zarządcy - jak prawidłowo przekazać KOB i dokumentację

Zmiana zarządcy nieruchomości nie zwalnia właściciela z odpowiedzialności za utrzymanie obiektu w rozumieniu art. 61 i 62 Prawa budowlanego, ale przesuwa organizacyjną odpowiedzialność za wykonywanie kontroli okresowych i prowadzenie dokumentacji. Prawidłowe przekazanie chroni obie strony przed sporami i przed odpowiedzialnością za braki po poprzedniku.

Dokumenty do przekazania - lista pełna

Książka Obiektu Budowlanego (papierowa) lub uprawnienia właściciela w systemie c-KOB.
Projekt budowlany i projekt techniczny (jeśli sporządzony).
Decyzja o pozwoleniu na budowę i decyzja o pozwoleniu na użytkowanie.
Protokoły odbioru robót budowlanych i instalacyjnych.
Protokoły z ostatnich kontroli okresowych: rocznej, 5-letniej, kominiarskiej, gazowej, elektrycznej.
Pomiary elektryczne, badania rezystancji izolacji i skuteczności ochrony przeciwporażeniowej.
Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego i protokoły z prób sprawności urządzeń ppoż.
Ekspertyzy, opinie techniczne, świadectwa charakterystyki energetycznej.
Umowy serwisowe (winda, kotłownia, SSP, DSO, hydrofornia) wraz z terminami przeglądów.
Rejestr uwag, wniosków, reklamacji i uchwał wspólnoty w zakresie technicznym.

Protokół zdawczo-odbiorczy - co musi zawierać

Dane obu zarządców (przekazującego i przejmującego) oraz właściciela.
Datę przekazania i datę, od której nowy zarządca odpowiada za obowiązki techniczne.
Wykaz przekazanych dokumentów z zaznaczeniem braków.
Stan techniczny obiektu na dzień przekazania z uwagami stron.
Listę spraw w toku (postępowania PINB, roboty w trakcie, zaległe kontrole).
Podpisy obu stron oraz przedstawiciela właściciela.

Przekazanie w systemie c-KOB (GUNB)

Od 1 stycznia 2027 r. Książka Obiektu Budowlanego jest prowadzona wyłącznie w systemie c-KOB (art. 60a-60r PB). Zmiana zarządcy wymaga: (1) nadania nowemu zarządcy roli w systemie przez właściciela obiektu, (2) odebrania roli poprzedniemu zarządcy, (3) odnotowania faktu zmiany w wpisie systemowym.

Braki po poprzedniku - jak się zabezpieczyć

Jeżeli w protokole ujawnią się braki (brak protokołu przeglądu, brak dokumentacji podwykonawczej, brak wpisu w KOB) - należy je wyliczyć w protokole zdawczo-odbiorczym z zastrzeżeniem, że przejmujący nie odpowiada za braki wcześniejsze. Warto dodatkowo wystąpić do właściciela z pisemnym wnioskiem o zlecenie audytu dokumentacji i wykonanie brakujących kontroli.

Najczęstsze pytania

Kto odpowiada za braki w dokumentacji po zmianie zarządcy?

Za braki powstałe przed przejęciem odpowiada poprzedni zarządca w zakresie wynikającym z jego umowy. Wobec PINB zawsze odpowiada właściciel lub aktualny zarządca.

Czy trzeba zgłaszać zmianę zarządcy w PINB?

Nie ma takiego generalnego obowiązku, ale w postępowaniach toczących się przed organem należy zawiadomić o zmianie reprezentacji.

Ile mam czasu na przejęcie obowiązków w c-KOB?

Właściciel powinien nadać nowemu zarządcy rolę w c-KOB niezwłocznie po zmianie. Formalnie zarządca odpowiada za wpisy od dnia nadania uprawnień w systemie.

Co jeśli poprzedni zarządca nie przekazuje dokumentów?

Właściciel może wezwać do wydania na podstawie art. 5 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami i umowy o zarządzanie, a w razie odmowy - skierować sprawę na drogę cywilną. Braki można odtworzyć poprzez audyt dokumentacji.