Facility management a obowiązki z art. 62 Prawa budowlanego

Co realnie można przenieść na firmę FM

• planowanie i zamawianie kontroli okresowych oraz serwisów instalacji,
• prowadzenie harmonogramu przeglądów i przypomnień o terminach,
• gromadzenie protokołów i przekazywanie ich zarządcy,
• realizację prac naprawczych wynikających z zaleceń,
• obsługę zgłoszeń użytkowników i dokumentowanie reakcji,
• przygotowywanie danych do wpisów w KOB / c-KOB.

Czego przenieść nie można

• odpowiedzialności właściciela lub zarządcy za utrzymanie obiektu w należytym stanie technicznym (art. 61 PB),
• odpowiedzialności wykroczeniowej z art. 93 PB za niewykonanie kontroli okresowych,
• odpowiedzialności karnej z art. 91a PB przy zagrożeniu wynikającym z zaniedbania,
• obowiązku zawiadomienia PINB o zagrożeniu i o wynikach kontroli obiektów wielkopowierzchniowych,
• statusu strony w postępowaniu przed organem nadzoru budowlanego.

Zapisy umowne, które chronią zarządcę

1. Załącznik z pełnym wykazem instalacji i wymaganych przeglądów wraz z podstawą prawną i częstotliwością.
2. Obowiązek wykonania przeglądu nie później niż 30 dni przed upływem terminu ustawowego.
3. Wymóg posiadania i przedstawienia uprawnień osób wykonujących kontrole.
4. Termin przekazania protokołu: maksymalnie 3 dni robocze od kontroli, tak by zdążyć z 7-dniowym wpisem do KOB / c-KOB.
5. Obowiązek raportowania miesięcznego z listą terminów zbliżających się i przeterminowanych.
6. Kary umowne za przekroczenie terminu ustawowego oraz obowiązek pokrycia grzywien i kosztów postępowań wynikłych z zaniedbania FM.
7. Ubezpieczenie OC wykonawcy z sumą adekwatną do wartości obiektu.
8. Klauzula wydania kompletnej dokumentacji w formacie edytowalnym przy zakończeniu umowy.

Najczęstsze luki w umowach FM

• zakres opisany ogólnikowo („bieżące utrzymanie obiektu”) bez wykazu przeglądów ustawowych,
• brak terminu przekazania protokołu, co uniemożliwia dotrzymanie 7 dni na wpis do książki obiektu,
• brak rozdzielenia kosztów przeglądów ustawowych i prac naprawczych, co prowadzi do sporów i opóźnień,
• brak obowiązku aktualizacji danych w c-KOB, mimo że to FM dysponuje informacjami o wykonanych czynnościach,
• brak procedury na wypadek zagrożenia - kto i w jakim czasie zawiadamia PINB.