Protokół z przeglądu rocznego budynku - co musi zawierać

Protokół z przeglądu rocznego to dokument o realnej wadze dowodowej: potwierdza wykonanie obowiązku z art. 62 Prawa budowlanego, dokumentuje stan techniczny w danym momencie i wskazuje zalecenia, które właściciel lub zarządca musi zrealizować. Jego jakość decyduje o tym, czy w razie kontroli PINB obiekt "wygra" formalnie. W tym artykule pokazujemy, co musi zawierać, i wskazujemy typowe braki, które regularnie widujemy w audytach dokumentacji.

Podstawa prawna wymagań dla protokołu

Wymagania dla protokołu wynikają pośrednio z art. 62a Prawa budowlanego oraz z rozporządzeń branżowych (m.in. w sprawie sposobu przeprowadzania kontroli okresowych stanu technicznego). Osoba wykonująca kontrolę ma obowiązek sporządzić protokół, a - w określonych przypadkach (obiekty wielkopowierzchniowe z art. 62 ust. 1 pkt 3) - także bezzwłocznie zawiadomić właściwy organ nadzoru budowlanego o jej przeprowadzeniu.

Elementy obowiązkowe protokołu

Minimalny zestaw, który musi znaleźć się w każdym protokole kontroli rocznej:

• oznaczenie obiektu: adres, numer działki ewidencyjnej, dane właściciela lub zarządcy,
• identyfikacja kontroli: podstawa prawna (art. 62 ust. 1 pkt 1 wraz z lit. a, b lub c), rodzaj (roczna), data i czas przeprowadzenia,
• dane osoby przeprowadzającej kontrolę: imię, nazwisko, numer uprawnień budowlanych i specjalność, przynależność do izby, świadectwa kwalifikacyjne (dla instalacji energetycznych),
• zakres kontroli: konkretne elementy sprawdzone (np. instalacja gazowa, przewody kominowe, elementy narażone na warunki atmosferyczne),
• opis stanu technicznego: dla każdego sprawdzonego elementu - stwierdzony stan, uszkodzenia, uwagi,
• wnioski i zalecenia: co należy naprawić, w jakim terminie, kto ma to wykonać,
• ocena bezpieczeństwa użytkowania: informacja, czy stwierdzone uszkodzenia zagrażają życiu, zdrowiu, mieniu lub środowisku,
• podpis osoby przeprowadzającej kontrolę oraz właściciela lub zarządcy,
• załączniki: fotografie, wyniki pomiarów, dodatkowe opinie.

Wymagania dla kontroli instalacji

Protokół z części dotyczącej instalacji gazowej powinien zawierać wyniki próby szczelności, sprawdzenie połączeń, dostępu do zaworów, wentylacji pomieszczenia. Protokół z przeglądu kominiarskiego - opis stanu przewodów dymowych, spalinowych i wentylacyjnych, drożność, szczelność. Osoby wykonujące te kontrole muszą mieć właściwe uprawnienia (świadectwa kwalifikacyjne grupy 2 lub 3, uprawnienia mistrza kominiarskiego).

Najczęstsze braki formalne w protokołach

Z audytów dokumentacji, które wykonujemy dla zarządców, najczęściej wracają następujące braki:

• brak wskazania konkretnej podstawy prawnej (samo "kontrola roczna" bez odniesienia do lit. a/b/c),
• brak numeru uprawnień budowlanych osoby wykonującej,
• brak informacji o przynależności do izby zawodowej,
• brak podpisu właściciela lub zarządcy - protokół jest wtedy jednostronny,
• podpisy bez daty (nie wiadomo, kiedy właściciel odebrał protokół - a od tego biegną terminy usunięcia usterek),
• ogólne sformułowania "stan dobry, brak uwag" bez wskazania, co konkretnie sprawdzono - podważa wartość dowodową protokołu,
• brak wpisu o wykonaniu kontroli do książki obiektu (KOB / c-KOB) w ciągu 7 dni.

Najczęstsze braki merytoryczne

• brak fotografii miejsc wskazanych jako uszkodzone - w razie sporu trudno udowodnić stan,
• brak wymiaru stwierdzonych uszkodzeń (długość pęknięcia, wielkość ubytku),
• brak jednoznacznej oceny bezpieczeństwa użytkowania - kluczowe dla obowiązku zawiadomienia organu nadzoru (art. 70 ust. 2 PB),
• zalecenia bez terminu wykonania - właściciel nie wie, do kiedy ma zrealizować, PINB nie ma punktu odniesienia,
• brak połączenia z zaleceniami z poprzednich protokołów - nie widać, czy poprzednie usterki zostały usunięte.

Kiedy osoba wykonująca ma obowiązek zawiadomić PINB

Zgodnie z art. 70 ust. 2 Prawa budowlanego osoba wykonująca kontrolę ma obowiązek bezzwłocznie zawiadomić właściwy organ nadzoru budowlanego, jeżeli podczas kontroli stwierdzi nieodpowiedni stan techniczny obiektu mogący spowodować zagrożenie życia, zdrowia, mienia lub środowiska. Podobnie zawiadamia się organ o wykonaniu kontroli, o której mowa w art. 62 ust. 1 pkt 3 (półroczne dla dużych obiektów). Brak zawiadomienia to wykroczenie z art. 93 pkt 9a - grzywna dla osoby wykonującej.

Ile lat przechowywać protokół

Protokoły z kontroli okresowych, wraz z całą dokumentacją obiektu, przechowuje się przez cały okres istnienia obiektu (art. 63 Prawa budowlanego). W praktyce - protokoły najczęściej dołącza się do książki obiektu (KOB) lub - w c-KOB - jako załącznik do wpisu o kontroli.

Audyt protokołu - co warto sprawdzić przed archiwizacją

1. kompletność elementów obowiązkowych z powyższej listy,
2. poprawność daty (czy nie później niż 12 miesięcy od poprzedniej kontroli),
3. adekwatność zakresu do rodzaju obiektu (nie wszystkie elementy dotyczą każdego budynku),
4. spójność z poprzednim protokołem - czy zalecenia poprzedniego zostały ujęte jako wykonane lub przeniesione,
5. podpisy stron i data ich złożenia,
6. wpis w KOB / c-KOB w terminie 7 dni,
7. archiwizacja z dostępem dla zarządcy (a nie tylko dla wykonawcy).

Podsumowanie

Protokół kontroli rocznej to nie formalność - to dowód wykonania obowiązku i podstawa do dalszych działań. Kluczowe elementy: konkretna podstawa prawna, uprawnienia wykonującego, opis stanu z fotografiami, jednoznaczna ocena bezpieczeństwa, konkretne zalecenia z terminami, podpisy stron. Braki formalne osłabiają wartość dowodową i mogą doprowadzić do zakwestionowania protokołu przy kontroli PINB.