Protokół z przeglądu rocznego budynku - co musi zawierać

Protokół z przeglądu rocznego to dokument o realnej wadze dowodowej: potwierdza wykonanie obowiązku z art. 62 Prawa budowlanego, dokumentuje stan techniczny w danym momencie i wskazuje zalecenia, które właściciel lub zarządca musi zrealizować. Jego jakość decyduje o tym, czy w razie kontroli PINB obiekt "wygra" formalnie. W tym artykule pokazujemy, co musi zawierać, i wskazujemy typowe braki, które regularnie widujemy w audytach dokumentacji.

Podstawa prawna wymagań dla protokołu

Wymagania dla protokołu wynikają pośrednio z art. 62a Prawa budowlanego oraz z rozporządzeń branżowych (m.in. w sprawie sposobu przeprowadzania kontroli okresowych stanu technicznego). Osoba wykonująca kontrolę ma obowiązek sporządzić protokół, a - w określonych przypadkach (obiekty wielkopowierzchniowe z art. 62 ust. 1 pkt 3) - zawiadomić właściwy organ nadzoru budowlanego o jej przeprowadzeniu w terminie 7 dni od zakończenia kontroli.

Elementy obowiązkowe protokołu

Minimalny zestaw, który musi znaleźć się w każdym protokole kontroli rocznej:

• oznaczenie obiektu: adres, numer działki ewidencyjnej, dane właściciela lub zarządcy,
• identyfikacja kontroli: podstawa prawna (art. 62 ust. 1 pkt 1 wraz z lit. a, b lub c), rodzaj (roczna), data i czas przeprowadzenia,
• dane osoby przeprowadzającej kontrolę: imię, nazwisko, numer uprawnień budowlanych i specjalność, przynależność do izby, świadectwa kwalifikacyjne (dla instalacji energetycznych),
• zakres kontroli: konkretne elementy sprawdzone (np. instalacja gazowa, przewody kominowe, elementy narażone na warunki atmosferyczne),
• opis stanu technicznego: dla każdego sprawdzonego elementu - stwierdzony stan, uszkodzenia, uwagi,
• wnioski i zalecenia: co należy naprawić, w jakim terminie, kto ma to wykonać,
• ocena bezpieczeństwa użytkowania: informacja, czy stwierdzone uszkodzenia zagrażają życiu, zdrowiu, mieniu lub środowisku,
• podpis osoby przeprowadzającej kontrolę oraz właściciela lub zarządcy,
• załączniki: fotografie, wyniki pomiarów, dodatkowe opinie.

Wymagania dla kontroli instalacji

Protokół z części dotyczącej instalacji gazowej powinien zawierać wyniki próby szczelności, sprawdzenie połączeń, dostępu do zaworów, wentylacji pomieszczenia. Protokół z przeglądu kominiarskiego - opis stanu przewodów dymowych, spalinowych i wentylacyjnych, drożność, szczelność. Osoby wykonujące te kontrole muszą mieć właściwe uprawnienia (świadectwa kwalifikacyjne grupy 2 lub 3, uprawnienia mistrza kominiarskiego).

Najczęstsze braki formalne w protokołach

Z audytów dokumentacji, które wykonujemy dla zarządców, najczęściej wracają następujące braki:

• brak wskazania konkretnej podstawy prawnej (samo "kontrola roczna" bez odniesienia do lit. a/b/c),
• brak numeru uprawnień budowlanych osoby wykonującej,
• brak informacji o przynależności do izby zawodowej,
• brak podpisu właściciela lub zarządcy - protokół jest wtedy jednostronny,
• podpisy bez daty (nie wiadomo, kiedy właściciel odebrał protokół - a od tego biegną terminy usunięcia usterek),
• ogólne sformułowania "stan dobry, brak uwag" bez wskazania, co konkretnie sprawdzono - podważa wartość dowodową protokołu,
• brak wpisu o wykonaniu kontroli do książki obiektu (KOB / c-KOB) w ciągu 7 dni.

Najczęstsze braki merytoryczne

• brak fotografii miejsc wskazanych jako uszkodzone - w razie sporu trudno udowodnić stan,
• brak wymiaru stwierdzonych uszkodzeń (długość pęknięcia, wielkość ubytku),
• brak jednoznacznej oceny bezpieczeństwa użytkowania - kluczowe dla obowiązku zawiadomienia organu nadzoru (art. 70 ust. 2 PB),
• zalecenia bez terminu wykonania - właściciel nie wie, do kiedy ma zrealizować, PINB nie ma punktu odniesienia,
• brak połączenia z zaleceniami z poprzednich protokołów - nie widać, czy poprzednie usterki zostały usunięte.

Kiedy osoba wykonująca ma obowiązek zawiadomić PINB

Zgodnie z art. 70 ust. 2 Prawa budowlanego osoba wykonująca kontrolę ma obowiązek bezzwłocznie zawiadomić właściwy organ nadzoru budowlanego, jeżeli podczas kontroli stwierdzi nieodpowiedni stan techniczny obiektu mogący spowodować zagrożenie życia, zdrowia, mienia lub środowiska. Odrębnie - o wykonaniu kontroli półrocznej, o której mowa w art. 62 ust. 1 pkt 3 (duże obiekty), zawiadamia się organ w terminie 7 dni od zakończenia kontroli. Brak zawiadomienia to wykroczenie z art. 93 pkt 9a - grzywna dla osoby wykonującej.

Ile lat przechowywać protokół

Protokoły z kontroli okresowych, wraz z całą dokumentacją obiektu, przechowuje się przez cały okres istnienia obiektu (art. 63 Prawa budowlanego). W praktyce - protokoły najczęściej dołącza się do książki obiektu (KOB) lub - w c-KOB - jako załącznik do wpisu o kontroli.

Audyt protokołu - co warto sprawdzić przed archiwizacją

1. kompletność elementów obowiązkowych z powyższej listy,
2. poprawność daty (czy nie później niż 12 miesięcy od poprzedniej kontroli),
3. adekwatność zakresu do rodzaju obiektu (nie wszystkie elementy dotyczą każdego budynku),
4. spójność z poprzednim protokołem - czy zalecenia poprzedniego zostały ujęte jako wykonane lub przeniesione,
5. podpisy stron i data ich złożenia,
6. wpis w KOB / c-KOB w terminie 7 dni,
7. archiwizacja z dostępem dla zarządcy (a nie tylko dla wykonawcy).

Podsumowanie

Protokół kontroli rocznej to nie formalność - to dowód wykonania obowiązku i podstawa do dalszych działań. Kluczowe elementy: konkretna podstawa prawna, uprawnienia wykonującego, opis stanu z fotografiami, jednoznaczna ocena bezpieczeństwa, konkretne zalecenia z terminami, podpisy stron. Braki formalne osłabiają wartość dowodową i mogą doprowadzić do zakwestionowania protokołu przy kontroli PINB.